Covenant não é só índice financeiro: as obrigações que muitas empresas esquecem de monitorar

Quando se fala em covenant, é comum pensar imediatamente em indicadores financeiros.

- Dívida líquida sobre EBITDA
- Cobertura de juros
- Nível de endividamento
- Liquidez

Esses indicadores realmente fazem parte de muitas operações financeiras e precisam ser acompanhados com atenção.

Mas limitar a gestão de covenants apenas a índices financeiros pode deixar uma parte importante do contrato fora do radar.

Isso porque uma operação de crédito pode estabelecer também obrigações relacionadas a documentos, prazos, comunicações, aprovações, restrições, garantias e diversos outros compromissos que precisam ser cumpridos durante toda a vigência do contrato.

E alguns deles podem parecer simples.

Até o dia em que deixam de ser cumpridos.

Covenant financeiro é apenas uma parte da história

Os covenants financeiros provavelmente são os mais conhecidos.

Eles estabelecem determinados limites ou condições que precisam ser mantidos pela empresa ao longo do contrato.

Um exemplo bastante comum é a manutenção de determinado nível máximo de alavancagem.

Nesse caso, periodicamente é necessário calcular o indicador, comparar o resultado com o limite previsto no contrato e verificar se a obrigação está sendo cumprida.

Esse tipo de covenant costuma receber bastante atenção porque envolve números e pode indicar mudanças relevantes na situação financeira da empresa.

Mas um contrato pode conter dezenas de outras obrigações que não dependem necessariamente de uma fórmula financeira.

E elas também precisam ser acompanhadas.

Existem obrigações de fazer

Alguns contratos estabelecem ações que a empresa deve executar durante a vigência da operação.

São as chamadas obrigações positivas ou obrigações de fazer.

Entre os exemplos podem estar:

- Manter determinadas apólices de seguro
- Entregar demonstrações financeiras
- Fornecer certificados ou documentos
- Apresentar relatórios periódicos
- Manter determinadas licenças ou autorizações
- Comunicar determinados acontecimentos ao credor
- Atualizar informações cadastrais
- Comprovar o cumprimento de determinadas condições

Individualmente, várias dessas atividades podem parecer simples.

O problema surge quando uma empresa possui diversos contratos, diferentes credores, dezenas de obrigações e datas distintas para cada uma delas.

Uma obrigação simples pode se transformar rapidamente em um risco operacional quando ninguém sabe exatamente quem é o responsável por acompanhá-la.

Também existem obrigações de não fazer

Os contratos podem estabelecer não apenas aquilo que uma empresa deve fazer, mas também aquilo que ela não pode fazer sem respeitar determinadas condições.

São as chamadas obrigações negativas.

Elas podem envolver, por exemplo, restrições para:

- Contrair novas dívidas
- Constituir determinadas garantias
- Vender ativos relevantes
- Realizar determinadas distribuições
- Executar determinadas operações societárias
- Assumir certos compromissos financeiros
- Alterar estruturas previstas no contrato

Em alguns casos, uma determinada ação pode ser permitida apenas se determinadas condições forem atendidas ou se houver aprovação prévia.

Isso significa que a gestão do covenant não acontece apenas em uma data específica.

Ela precisa fazer parte do processo de decisão da empresa.

Uma área pode estar negociando uma operação perfeitamente legítima e, ainda assim, precisar verificar se existe alguma limitação prevista em contratos financeiros já existentes.

Existem obrigações que dependem de prazo

Outro grupo importante é formado pelas obrigações que precisam ser cumpridas dentro de determinada janela de tempo.

Um contrato pode prever, por exemplo, que determinado documento seja entregue alguns dias após o encerramento de um período.

Ou que determinada informação seja comunicada ao credor dentro de um prazo específico depois da ocorrência de um evento.

O risco aqui é diferente.

Não basta cumprir. É preciso cumprir dentro do prazo.

Quando existem muitos contratos sendo administrados simultaneamente, controlar esses vencimentos apenas por memória, agenda pessoal ou troca de e-mails pode aumentar significativamente a complexidade da operação.

Por isso, a pergunta não deve ser somente:

“Essa obrigação foi cumprida?”

Também é necessário perguntar:

“Ela foi cumprida dentro do prazo previsto no contrato?”

Algumas obrigações dependem de evidências

Em muitos casos, realizar determinada atividade não encerra o processo.

Também é necessário manter alguma evidência de que ela foi realizada.

Essa evidência pode ser:

- Um documento
- Um certificado
- Uma demonstração financeira
- Uma aprovação
- Uma comunicação enviada
- Um relatório
- Outro elemento capaz de demonstrar que determinada obrigação foi cumprida

Isso adiciona uma nova camada à gestão.

Não basta acompanhar o prazo e o responsável.

Também é importante saber onde está o documento relacionado à obrigação e manter esse histórico disponível quando ele for necessário.

Meses ou anos depois, uma pergunta aparentemente simples pode surgir:

“Temos a comprovação de que essa obrigação foi cumprida naquele período?”

Encontrar essa resposta não deveria depender da caixa de e-mail de uma pessoa específica.

Existem obrigações que surgem quando alguma coisa acontece

Nem todo covenant possui uma data fixa no calendário.

Algumas obrigações são acionadas pela ocorrência de determinados eventos, como:

- Uma alteração societária
- Uma aquisição
- Uma nova dívida
- Uma venda relevante de ativos
- Uma mudança em determinada condição da operação

Nesses casos, o desafio é diferente.

É necessário reconhecer que determinado evento possui relação com o contrato e entender quais obrigações passam a existir a partir daquele momento.

Essa característica mostra por que a gestão de covenants não deve ficar isolada apenas dentro da área financeira.

Dependendo do contrato, decisões tomadas por outras áreas da organização também podem gerar impactos sobre obrigações existentes.

O risco está justamente no que parece menos importante

Os covenants financeiros naturalmente recebem atenção porque são mensuráveis e costumam aparecer de maneira clara nos processos de acompanhamento.

Mas algumas das obrigações mais fáceis de esquecer são justamente aquelas que parecem operacionais:

- Enviar um documento
- Atualizar uma informação
- Solicitar uma aprovação
- Comunicar determinado evento
- Renovar determinada evidência
- Cumprir um prazo

Quando essas atividades estão espalhadas entre contratos, agendas, e-mails e diferentes responsáveis, a dificuldade deixa de ser compreender uma obrigação individual.

O desafio passa a ser manter uma visão consolidada de tudo aquilo que precisa acontecer.

Gerenciar covenants significa transformar cláusulas em atividades monitoráveis

Existe uma diferença importante entre possuir um contrato e efetivamente gerenciar as obrigações existentes dentro dele.

Um contrato é um documento.

A gestão de covenants exige transformar aquilo que está escrito nesse documento em informações que possam ser acompanhadas.

- Qual é a obrigação?
- Quem é o responsável?
- Qual é a periodicidade?
- Existe uma data de vencimento?
- Existe algum limite?
- É necessário apresentar algum documento?
- Existe alguma aprovação envolvida?
- Qual é o status atual?
- Existe algum histórico relacionado ao cumprimento?

Quando essas informações ficam estruturadas, a gestão deixa de depender exclusivamente da leitura do contrato toda vez que uma decisão precisa ser tomada.

O contrato continua sendo a fonte da obrigação.

Mas a obrigação passa a fazer parte de um processo de acompanhamento.

É justamente aí que a gestão estruturada ganha importância

Quanto maior o número de contratos e obrigações, mais difícil se torna enxergar o cenário completo.

Uma organização pode estar perfeitamente dentro dos limites de seus índices financeiros e, ao mesmo tempo, possuir outras obrigações próximas do vencimento ou pendentes de alguma ação.

Por isso, uma visão eficiente da gestão de covenants precisa considerar diferentes tipos de compromisso:

- Indicadores financeiros
- Obrigações periódicas
- Prazos
- Documentos
- Restrições
- Aprovações
- Responsáveis
- Evidências
- Históricos

Tudo isso faz parte da mesma relação contratual.

Como o IW-Covenants ajuda nesse processo

O IW-Covenants foi desenvolvido para estruturar o acompanhamento das obrigações contratuais e financeiras.

A plataforma permite organizar contratos, covenants, responsáveis, prazos, documentos e históricos dentro de um ambiente centralizado.

Isso permite que a gestão deixe de olhar apenas para uma cláusula isolada e passe a acompanhar o conjunto de obrigações existentes ao longo da vigência dos contratos.

O objetivo não é apenas saber se um indicador financeiro está dentro do limite.

É permitir que a empresa tenha uma visão estruturada daquilo que precisa cumprir, quando precisa cumprir e quem está envolvido nesse processo.

Porque, na prática, covenant não é apenas um número.

A pergunta que vale fazer

Se alguém perguntasse hoje quais são todos os covenants existentes nos contratos financeiros da sua empresa, provavelmente seria possível identificar os principais indicadores financeiros.

Mas e as demais obrigações?

- Quais documentos precisam ser entregues nos próximos meses?
- Quais compromissos possuem vencimento?
- Quais atividades dependem de aprovação?
- Quais restrições precisam ser verificadas antes de uma nova operação?
- Quem é responsável por cada obrigação?
- Onde estão as evidências de cumprimento?

Essas perguntas ajudam a revelar uma diferença importante entre acompanhar alguns indicadores e realmente administrar covenants.

Porque um covenant pode ser financeiro. Mas o risco de não cumprir uma obrigação contratual não precisa necessariamente aparecer em uma fórmula.